Hva betyr personvernreglene (GDPR)?

20. juli 2018 ble EUs personvernforordning (GDPR) en del av norsk rett. Personvernforordningen stiller større krav til åpenhet rundt innsamling og bruk av personopplysninger. Vår personvernerklæring og våre rutiner for håndtering av personopplysninger er oppdatert i tråd med ny personvernforordning.

Det betyr at vi blant annet er forpliktet til å informere deg om hvilke personopplysninger vi behandler om deg, hvilke rettslige grunnlag vi har for å gjøre dette, hvor lenge opplysningene vil bli oppbevart og hvem opplysningene eventuelt deles med.

Tromsø brann og redning behandler personopplysninger for å kunne utføre lovpålagte oppgaver, utføre tjenester og for å kunne saksbehandle henvendelser fra deg. Når vi «behandler personopplysninger», betyr det for eksempel at vi innhenter opplysninger, registrerer dem, setter dem sammen, lagrer dem eller utleverer dem.

Dersom vi ønsker å behandle personopplysninger som ikke er nødvendige for å utføre våre lovpålagte oppgaver, vil du bli informert om at det er frivillig å gi fra deg opplysningene og hva som er formålet med behandlingen av personopplysningene (for eksempel ved spørreundersøkelser).

Hvilke rettslige grunner har Tromsø brann og redning til å behandle personopplysninger om deg?

For at Tromsø brann og redning skal kunne levere tjenester og ytelser til deg som er innbygger, er det i noen tilfeller nødvendig å behandle dine personopplysninger. Tromsø brann og rednings behandling av personopplysninger er først og fremst hjemlet i lov. Det er som hovedregel ikke mulig å reservere seg mot slik behandling.

Sentrale lover og forskrifter:

  • Personopplysningsloven og Europeisk personvernforordning (GDPR) regulerer adgangen til å behandle personopplysninger og dine rettigheter.
  • Arkivloven inneholder regler for hvordan dokumenter skal lagres, og når de skal til arkivinstitusjon.
  • Brann- og eksplosjonsvernloven
  • Offentlighetsloven med forskrifter inneholder reglene for når et dokument er offentlig tilgjengelig for allmennheten, og når et dokument kan unndras offentlighet.
  • Forvaltningsloven inneholder saksbehandlingsregler for hvordan saken din vil bli behandlet. Som part i en sak har du særskilte rettigheter.
  • Kommuneloven
  • Arbeidsmiljøloven
  • Folketrygdloven
  • Regnskapsloven
  • E-kom-loven

Samtykke

I noen tilfeller vil du bli bedt om å samtykke til behandling av personopplysninger. Du har da rett til informasjon om hva Tromsø brann og redning skal bruke personopplysningen til. Du kan når som helst trekke ditt samtykke til behandling av personopplysninger tilbake.

Hvor henter vi opplysninger fra?

Vi samler inn opplysninger du oppgir til oss ved personlig oppmøte, telefon, e-post, brev eller når du bruker ulike elektroniske søknadsskjemaer.

Dersom det er nødvendig, innhenter vi også personopplysninger om deg fra andre offentlige myndigheter eller registre, eksempelvis Folkeregisteret.

Tromsø kommune bruker analyseverktøyene Google Analytics  for å samle inn opplysninger om besøkende på tromsobrannogredning.no. Verktøyene gir oss statistikk som hjelper oss å utvikle og forbedre våre digitale tjenester.

Vi sjekker for eksempel hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer og hvor brukerne klikker på nettstedet.

Opplysningene anonymiseres, slik at vi ikke kan spore opplysningene tilbake til en enkelt bruker. Teknikkene som benyttes er IP-anonymisering i Google Analytics (fjerner de tre siste sifrene i IP-adressen).

Informasjonskapsler
Når du besøker vår hjemmeside samtykker du til at det samles inn informasjon ved hjelp av informasjonskapsler (cookies). Dette er små tekstfiler som lagres på din datamaskin eller enhet.

Informasjonskapslene brukes blant annet til å gi brukerne tilgang til ulike funksjoner på nettstedet, og er en vanlig metode for å logge hvilke sider brukerne besøker. Formålet med bruken er å forbedre brukeropplevelsen og videreutvikle nettstedet. Til dette arbeidet bruker vi Google Analytics. Tromsø brann og redning bruker informasjonskapsler til blant annet personalisering, pålogging og statistikk som brukes til forbedring av nettsidene. Tromsø brann og redning nettsider er bygd i WordPress, som bruker funksjonelle cookies, og ikke samler inn persondata.

Dersom du ikke vil godta vår bruk av cookies, kan du gå inn og trekke tilbake ditt samtykke ved å endre innstillingene i nettleseren. Vi gjør imidlertid oppmerksom på at dette kan medføre at tjenestene på våre nettsider ikke fungerer optimalt. Du kan lese mer om innstillinger og informasjonskapsler på nettvett.no. 

Sosiale medier

Tromsø brann og redning bruker Facebook, Instagram og LinkedIn og Tiktok. Vi har også kontoer på YouTube og Flickr. Når vi velger å bruke disse kanalene blir vi bundet til deres vilkår for bruk av tjenestene.

Dersom du besøker våre Facebook-sider, plasserer Facebook informasjonskapsler på din enhet, uavhengig av om du har egen konto eller ikke. Informasjonskapslene samler inn opplysninger om sine brukere, og en del av disse dataene blir gjort tilgjengelig for oss som administrator av Facebook-siden. Dette gjelder sammensetning av kjønn, aldersfordeling, nasjonalitet, bosted og språket til de som liker siden vår, de som følger siden vår, de personene vi når gjennom postene våre (som får de opp i nyhetsfeeden sin) og personer som har engasjert seg i postene (klikket på dem, kommentert eller likt) uavhengig av om de liker eller følger siden vår. Behandlingsansvarlig for disse opplysningene vil være eier av det aktuelle mediet og Tromsø brann og redning.

Disse dataene bruker vi gruppevis når vi skal målrette poster eller annonser på Facebook og Instagram, slik at informasjonen vi skal ut med når målgruppen sin bedre.

Vi ber alle som bruker Facebook-siden vår om å sette seg inn i Facebooks generelle personvernvilkår.

Hvilke personopplysninger behandler vi?

De vanligste personopplysningene Tromsø brann og redning behandler er:

  • Kontaktopplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse.
  • Opplysninger som er nødvendige for å identifisere deg, som fødselsnummer, d-nummer, kjønn, statsborgerskap.
  • Opplysninger knyttet til de tjenester som du som innbyggeren bruker.

Du kan lese mer om hva som regnes som personopplysninger på Datatilsynets nettsider

Hvordan tar vi vare på personopplysningene dine?

Det er bare ansatte med tjenstlig behov som har tilgang til bygg og fagsystemer/registre der personopplysningene er lagret. Tekniske tiltak i form av viruskontroll, brannmur og lignende skal hindre uvedkommende å få tilgang til din informasjon via datanettverket.

Hvor lenge oppbevarer vi personopplysningene dine?

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formålet personopplysningene ble samlet inn for. Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke, slettes dersom du trekker ditt samtykke. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en lovpålagt plikt, lagres så lenge lovhjemmelen krever det, for eksempel etter bestemmelser i arkivloven.

Hvem er behandlingsansvarlig?

Tromsø brann og redning er behandlingsansvarlig. Brann- og redningssjefen er øverste ansvarlig for behandling av personopplysninger.

Hvilke rettigheter har du?

Du har rett til informasjon og innsyn
Når Tromsø brann og redning behandler opplysninger om deg, skal du alltid få vite hvilke data som behandles, hva opplysningene brukes til og hvor lenge opplysningene skal lagres. Du kan henvende deg til Tromsø brann og redning og be om å få innsyn i dine personopplysninger. Vi vil svare på din henvendelse innen 30 dager. Vi vil be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Du må derfor legge ved kopi av gyldig legitimasjon. Dette gjør vi for å være sikre på at du er den du er, og at ingen andre gir seg ut for å være deg. 

Du har rett til å korrigere feil
Dersom du oppdager feilaktige personopplysninger om deg selv kan du kreve at vi korrigerer informasjonen. Tromsø brann og redning skal også på eget initiativ rette mangelfulle eller feilaktige opplysninger.
 

Du har rett til å be om sletting

Vi sletter eller sperrer opplysninger som ikke lenger er nødvendige for formålet med registreringen. Dersom du mener Tromsø brann og redning registrerer informasjon om deg som ikke er nødvendig, kan du be om at denne informasjonen blir slettet. Dette gjelder ikke dersom opplysningene skal oppbevares i henhold til annen lovgivning, for eksempel arkivloven.

Du har rett til begrensing av behandling

Begrensning av opplysningene innebærer at personopplysningene som samles inn ikke lenger kan behandles, men fortsatt lagres.

Du har rett til innsigelse

Du kan protestere på at vi behandler opplysninger om deg.

Du har rett til å få kopi av din data

Dette kalles retten til dataportabilitet. Du har under noen omstendigheter rett til å motta opplysninger som du har gitt oss i et digitalt format, og også rett til å få informasjon overført til en annen virksomhet dersom du ønsker dette. Retten til dataportabilitet gjelder kun opplysninger som du har gitt til oss.

Du har rett til å klage til Datatilsynet

Hvis du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, kan du klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettside

 

Du har rett til å få utført dine rettigheter gratis

Når du ber om innsyn, retting, sletting eller tar i bruk andre rettigheter etter personvernreglene, er dette gratis, med mindre forespørslene dine er åpenbart grunnløse eller overdrevne.

Partsinnsyn etter forvaltningsloven

Dersom du henvender deg til oss med en klage, vil vi normalt vise til eller legge ved din henvendelse når vi tar kontakt med den innklagede parten. Du kan be om at vi ikke oppgir hvem du er ved henvendelser til den andre parten. Det skal imidlertid svært mye til for å nekte en part innsyn i en sak dersom han/hun ber om det. Tromsø brann og redning kan derfor ikke garantere anonymitet ved slike henvendelser.

Innsyn etter offentlighetsloven

Hovedregelen etter offentlighetsloven er at forvaltningsorganers saksdokumenter er offentlig tilgjengelige. Det betyr at presse eller andre som spør om det, vil kunne gjøre seg kjent med innholdet i kommunens saksdokumenter. Din henvendelse til oss vil dermed også være offentlig uansett hvilken form den kommer i. Kommunen håndterer imidlertid en del dokumenter som inneholder taushetsbelagte opplysninger. Slike dokumenter blir unntatt fra offentlighet. Interne dokumenter kan også unntas offentlighet dersom det finnes lovhjemmel for å unnta.

Hvem kan du kontakte?

Ved spørsmål om Tromsø brann og rednings behandling av personopplysninger, kan du sende en skriftlig henvendelse til

Tromsø brann og redning KF

Forsøket 9, 

9010 Tromsø

eller nå oss via e-post på post@tbrkf.no